【日程調整の手間を激減】Googleカレンダーで自動面談予約を設定する方法

【日程調整の手間を激減】Googleカレンダーで自動面談予約を設定する方法

オンラインで面談するために、お互いにメールを何度もやり取りしてスケジュールを決めるのは面倒ですよね。Googleカレンダーを使えば、こちらの都合の良い時間を設定しておき、相手にスケジュールを選んでもらうだけで簡単に面談予約をすることができます。ビジネスや人材採用など様々なシーンに使えるので、その簡単な設定方法について図解付きで解説していきます。

Googleカレンダーで面談予約するメリット

GoogleカレンダーはGoogleアカウントを取得すれば、誰でも無料で使うことができます。カレンダーに自身の予定を登録してスケジュール管理ができる便利なアプリです。しかも同じくGoogleが提供しているミーティングアプリのGooglemeetと連携して、予約と同時にURLを発行できるなど、自動化を簡単にできるのもポイントです。

注意点としては、機能によっては有償プランにしなければ利用できないということ。さらに無償の場合は、一つの面談設定しかできない。仕事とプライベートを柔軟に分けにくく、混乱してしまう可能性があるということです。

但し、個人や少人数でビジネスをやっている場合にはあまり問題を感じないので、事業が拡大してきたときには有償プランにグレードアップなどを考えるといいでしょう。

Googleカレンダーから設定する方法

まずはGoogleカレンダーで画面左上の【プラス作成】ボタンをクリックしてください。

作成ボタンの下に出てくる予約スケジュールをクリックしてください。現在は一種類の面談設定のみ無料でできます。

予約受付期間の設定

予約受付期間の設定とは、予約そのもののスケジュールではなく、いつから受付を開始するか？そしていつまで受け付けるのかを設定するパートです。

予約済の予定の設定

受付している予約時間に関してや、予約が入っていった場合にどのような対応をするかを決める設定パートです

設定が完了したら次へをクリック

場所と会議内容についての設定

場所と会議という項目では、どういう形式でミーティングを受け付けるか、そしてその内容について設定します

右横の黒い▼をクリックすると、対面会議や電話を設定することができます

予約フォームの項目では、面談予約の際にどのようなことを入力してもらうかを設定することができます

Aの赤枠部分が現在の予約フォームに設定されている項目です

【お支払いとキャンセルに関するポリシー】は有料のプランになりますが、有料の面談にするなどの設定ができます

【予約の確認とリマインダー】はデフォルトで予約後のメール通知が設定されていますが、有料プランにすると面談直前のリマインドメールなども設定できるようになります。

保存を押すと面談予約設定が完了します。

面談予約画面設定後の確認

上の画像のように、設定に応じて予約可能なスケジュール枠がカレンダー上に表示されるようになりました

赤枠の面談受付可能日程をクリックすると設定用のポップアップが出てきます

上の画像はwinter予約ページで、受付可能なスケジュールが表示されています

右上の共有をクリック

予約ページのリンクをコピーして、メールやLINE、SNSに貼り付けると予約ページ案内することができます

まとめ

いかがでしたでしょうか。Googleアカウントを持っている人でも、十分に便利な機能を使いこなせていないこともあると思います、特に個人事業や少人数のビジネスの場合、この機能を活かすことでスケジュール調整の時間や手間をかなり省くことができますので、是非活用してみてください。